Nota di credito: quando è necessaria e come emetterla

La fatturazione è un processo complesso e, talvolta, possono verificarsi errori o imprevisti che richiedono una correzione. In questi casi, è fondamentale emettere una nota di credito, un documento contabile che consente di rettificare o annullare una fattura errata.

La nota di credito, infatti, viene emessa per correggere o annullare una fattura già inviata e registrata. Si tratta di una nota di variazione in diminuzione, poiché l’imponibile e l’imposta indicati sulla fattura devono essere ridotti. La sua importanza risiede nel fatto che consente di evitare errori nei pagamenti e nel versamento dell’IVA, assicurando la correttezza e la trasparenza della documentazione contabile.

Quando bisogna emettere una nota di credito?

Ci sono diverse situazioni in cui bisogna emettere la nota di credito e tutte riguardano la necessità annullare la fattura inviata in precedenza. Vediamole nel dettaglio.

• Errore formale o sostanziale: se sulla fattura sono presenti errori di forma, come l’errata denominazione del cliente o la partita IVA, o errori sostanziali, come l’indicazione sbagliata del prezzo del bene o del servizio, è necessario emettere una nota di credito per correggere tali errori.
• Mancata applicazione di uno sconto: se all’inizio è stato concordato uno sconto con il cliente, ma questo non è stato applicato correttamente nella fattura, tramite la nota di credito è possibile rettificare l’importo.
• Reso di prodotti difettosi: in caso di restituzioni dei prodotti difettosi in conformità a una clausola contrattuale, viene emessa per annullare l’importo corrispondente a tali prodotti.
• Risoluzione o annullamento di un contratto: se un contratto viene risolto o annullato per qualsiasi motivo, con la nota di credito si annulla l’importo della fattura relativo a tale contratto.

Come si emette una nota di credito

Affinché il documento sia valido, è necessario compilarlo in ogni sua parte, facendo attenzione a non commettere errori. La nota di credito deve riportare  la data di emissione, che deve essere uguale o successiva a quella riportata sulla fattura che si intende rettificare o annullare. Inoltre, è importante assegnare un numero progressivo univoco al documento, seguendo la numerazione delle fatture o creandone una specifica per le note di credito.

Deve anche riportare i dati completi dell’emittente e del destinatario, compresi il cognome, il nome o la denominazione, l’indirizzo e la partita IVA o il codice fiscale. Nel caso in cui il cliente sia una persona fisica, è necessario indicare anche le coordinate bancarie per il pagamento.

Nella nota di credito, è importante indicare con segno negativo l’importo totale da annullare nel caso di annullamento dell’ordine, o solo una parte dell’importo da portare in diminuzione, nel caso di rettifica parziale.

Per facilitare l’identificazione della fattura già emessa, bisogna indicare il numero di fattura modificata con la nota di credito, il che permette di collegare facilmente quest’ultima alla fattura originaria e garantire una corretta registrazione contabile.

Bisogna anche apportare le dovute modifiche all’IVA, applicando la percentuale corretta sull’ammontare dell’imponibile presente. Inoltre, nel caso in cui sia stata indicata una ritenuta d’acconto nella fattura originaria, si deve inserire con segno positivo nella nota.

Tempi di emissione

Per quanto riguarda i termini di emissione della nota di credito, è possibile inviarla entro un anno dall’effettuazione dell’operazione imponibile. Tuttavia, ci sono alcune eccezioni in cui non sono presenti limiti di tempo, come nel caso di:

• mancato pagamento della fattura
• mancata applicazione di sconti previsti dal contratto
• annullamento del contratto non derivante da un accordo tra le parti.

Tieni presente che, nel caso di fattura elettronica, non è possibile annullare il documento inviato al sistema di interscambio, che resterà registrato. Dovrai obbligatoriamente emettere una nota di credito elettronica per correggere eventuali errori o modifiche.