Come annullare una fattura elettronica inviata

Annullare una fattura elettronica inviata può sembrare un’operazione difficile per chi non è pratico di questo sistema. Può accadere di aver commesso un errore in fase di compilazione, e di averlo notato in ritardo, solo dopo l’invio allo SDI che, in assenza di errori formali, ha approvato il documento, associandogli un numero identificativo.

In questo caso, la fattura non può essere più annullata, c’è però una soluzione che ti permette di rimediare: la nota di credito.

Annullamento fattura emessa e inviata allo SDI

Se hai compilato una fattura con degli errori di importo, descrizione o intestazione, e l’hai già inviata all’SDI, non c’è niente che tu possa fare per modificarla o cancellarla. Il Sistema d’Interscambio non scarta la fattura se non trova errori formali, quindi, confermato l’invio, potrai agire soltanto emettendo una nota di credito.

Cos’è la nota di credito

Si tratta di una nota di variazione, che può essere di credito o di debito, in cui viene inserita la causale dell’errore e l’intenzione di fare lo storno della fattura sbagliata già emessa. Anche questo documento viene inviato al Sistema di Interscambio, che lo gestisce come una qualsiasi fattura elettronica, riportando i riferimenti di quella errata, e poi la notifica al cliente destinatario.

Le note di credito per annullamento sono utilizzate per vari scopi:

• Correzione di errori: come detto in precedenza, se si scopre un errore nella fattura originale, ad esempio un prezzo errato o una quantità sbagliata, si emette una nota di credito per annullare la fattura originale e inviare quella corretta.
• Restituzione di merce: se un cliente restituisce prodotti o servizi e si decide di rimborsare o compensare il cliente, la nota di credito serve per registrare l’importo.
• Annullamento della transazione: in alcune situazioni, potrebbe essere necessario annullare completamente una transazione e quindi emettere una nota di credito per annullare la fattura originale.

Nella nota di credito, cartacea o digitale (fatturazione elettronica), solitamente sono presenti le seguenti informazioni:

• Il nome e l’indirizzo del venditore.
• Il nome e l’indirizzo del cliente.
• Un numero di riferimento unico per la nota di credito.
• La data di emissione della nota di credito.
• L’importo dell’annullamento o l’importo corretto.
• Una descrizione dettagliata delle correzioni o dell’annullamento.
• Eventuali imposte o tasse correlate.

La nota di credito per annullamento viene quindi inviata al cliente insieme a una copia della fattura originale corretta o ad una spiegazione dettagliata delle correzioni apportate.

Cosa fare se una fattura elettronica viene scartata dall’SDI?

Dopo l’invio di una fattura elettronica, possono volerci fino a 5 giorni prima che vengono effettuati i controlli formali.

Se c’è qualche errore, la fattura viene scartata e lo SDI comunica il codice di errore corrispondente, tra quelli più frequenti:

• Errore 00305 “id Fiscale Iva del cessionario committente non valido”
• Errore 00404 “fattura duplicata”
• Errore 00400 “Sulla riga di dettaglio con aliquota Iva pari a zero deve essere presente il campo natura”
• Errore 00311 “Codice destinatario non valido”

Se una fattura è stata scartata, hai tempo 5 giorni, dal momento del rifiuto, per correggere gli errori e re-inviarla senza modificare il numero e la data di emissione.  In caso contrario, dovrai fare una nuova fattura con numerazione e data differenti.