La fattura quietanzata è uno di quei documenti che spesso viene menzionato nei pagamenti tra aziende, professionisti e clienti privati, ma non sempre è chiaro cosa significhi davvero. Il termine “quietanzata” richiama immediatamente il concetto di pagamento effettuato, ma in un contesto fiscale e contabile ha un significato ben preciso.
In questo articolo vedremo come funziona, in che casi è obbligatoria o consigliata, e qual è la sua validità anche in ottica di detrazioni o scarico fiscale.
Cosa significa fattura quietanzata e perché è diversa da una semplice fattura
La fattura quietanzata è una normale fattura a cui viene aggiunta una specifica dicitura che certifica che il pagamento è stato effettuato. In pratica, è una fattura che attesta l’avvenuto saldo, ed è considerata prova valida del pagamento.
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Il termine “quietanza” deriva dal linguaggio giuridico, dove indica una dichiarazione scritta con cui il creditore conferma di aver ricevuto una somma dovuta. Quando applichi questa logica alla fattura, ottieni un documento che vale sia come fattura fiscale, sia come ricevuta del pagamento.
Ma non tutte le fatture sono quietanzate, una fattura “normale” può indicare un pagamento ancora da eseguire. Per questo, nel momento in cui il pagamento avviene, in alcuni casi è utile o necessario emettere una seconda copia con l’indicazione della quietanza, oppure aggiungere la formula direttamente nel corpo del documento, ad esempio:
“La presente fattura si intende quietanzata in data XX/XX/XXXX a saldo dell’importo indicato, con pagamento effettuato tramite bonifico bancario.”
Questo tipo di dicitura può essere importante in ambiti dove serve dimostrare che la somma è stata effettivamente pagata, ad esempio per bonus fiscali, pratiche edilizie, contributi statali o rapporti tra privati dove non c’è scambio di assegni o ricevute cartacee.
Differenza tra fattura, ricevuta fiscale e fattura quietanzata
Molti fanno confusione tra termini simili: fattura, ricevuta e quietanza, ed è utile chiarire le differenze, soprattutto perché ogni documento ha un ruolo diverso in ambito fiscale e contabile.
La fattura è un documento che certifica l’esecuzione di una prestazione o la vendita di un bene. Viene emessa da professionisti, aziende o ditte individuali e contiene informazioni come imponibile, IVA, metodo di pagamento e scadenze. Può essere pagata subito o in un secondo momento.
La ricevuta fiscale, oggi quasi del tutto superata, era usata soprattutto da attività commerciali o artigiane in regime ordinario per documentare il pagamento effettuato, senza dover emettere una vera fattura.
La fattura quietanzata, invece, è una fattura che incorpora anche la funzione della ricevuta, oltre a indicare la prestazione o il prodotto, specifica che l’importo è stato saldato. È quindi un documento doppio: vale come fattura, ma ha valore anche come quietanza.
Dal punto di vista pratico, la fattura quietanzata evita al cliente di dover chiedere un’ulteriore ricevuta, e in molti casi è considerata sufficiente per fini di detrazione fiscale, soprattutto quando si parla di spese sanitarie, lavori edilizi agevolati (es. bonus casa), spese scolastiche o prestazioni professionali.
Quando e come si emette una fattura quietanzata
La fattura quietanzata non è un obbligo per tutti, ma può essere richiesta o consigliata in diverse situazioni. Ecco i casi più comuni in cui si utilizza:
- Professionisti che lavorano con clienti privati e vogliono certificare il pagamento
- Prestazioni detraibili fiscalmente (es. dentisti, psicologi, ingegneri, geometri, tecnici)
- Lavori edilizi o ristrutturazioni legati a bonus fiscali
- Enti pubblici o aziende che richiedono documentazione di pagamento
- Donazioni, contributi o acconti con valore legale e fiscale
Per emettere una fattura quietanzata, si può:
- Includere la formula nel corpo della fattura al momento dell’emissione (se già pagata)
- Stampare una seconda copia e apporre la quietanza con timbro, firma e data
- Inviare una fattura elettronica e successivamente un’integrazione via PEC o mail firmata, con la conferma dell’avvenuto pagamento
L’importante è che ci sia una dichiarazione esplicita che colleghi la fattura al pagamento, indicando anche la data e il metodo di pagamento (bonifico, contanti, POS, assegno, ecc.).
Requisiti minimi per validità fiscale
Affinché una fattura quietanzata sia valida ai fini fiscali, deve contenere:
- Dati completi del fornitore e del cliente
- Importo totale, aliquote e IVA (se dovuta)
- Data di emissione e numero progressivo
- Modalità di pagamento (preferibilmente tracciabile)
- Dicitura chiara che attesti l’avvenuto pagamento, con data
La fattura quietanzata ha pieno valore legale e può essere usata come prova in caso di contestazioni, rimborsi o detrazioni. In ambito edilizio, ad esempio, viene richiesta per il recupero fiscale del 50% sulle ristrutturazioni. Anche per molte spese mediche, è la forma preferita, se non obbligatoria, per ottenere il rimborso nella dichiarazione dei redditi.
Quando conviene usare una fattura quietanzata e quando no
La fattura quietanzata è utile, ma non sempre necessaria. Di seguito, un elenco pratico che aiuta a capire quando può fare la differenza:
- Quando il cliente è un privato e ha bisogno di una prova di pagamento.
- Se la spesa rientra in bonus fiscali o detrazioni.
- Quando si paga in contanti e non c’è traccia bancaria.
- In caso di acconti o saldi parziali.
- Se il pagamento avviene in ritardo rispetto all’emissione della fattura.
- Quando il cliente chiede espressamente una ricevuta firmata.
In contesti tra aziende o professionisti con pagamento tracciato (bonifico, fattura elettronica), non è sempre indispensabile, ma resta consigliata quando ci sono obblighi di rendicontazione, fondi pubblici o pratiche di rimborso.
FAQ – Domande frequenti
La fattura quietanzata è obbligatoria?
No, ma è spesso richiesta per motivi fiscali o come prova di pagamento. In alcuni casi (bonus, rimborsi), diventa fondamentale.
Come si scrive una quietanza su fattura?
Basta aggiungere una frase come: “La presente fattura è stata quietanzata in data 15/07/2025, con pagamento effettuato tramite bonifico bancario.”
Posso emetterla anche dopo il pagamento?
Sì, puoi integrare una fattura già emessa con una copia quietanzata o un documento allegato che attesti il saldo.
Serve per forza la firma?
La firma del fornitore o del professionista non è sempre obbligatoria, ma è consigliata quando la quietanza avviene su documento cartaceo.
Ha valore legale in caso di contestazioni?
Sì. La fattura quietanzata può essere utilizzata come prova del pagamento effettuato anche in sede legale.